Cómo adoptar RPA en la empresa (Automatización Robótica de Procesos)

¡Hola!👋Soy Catalina Hernández Escobar

Digital Marketing Specialist Creadora de contenido y estrategias digitales

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Liberarnos de tareas repetitivas y poco creativas es el sueño de todo profesional. Y aunque la tecnología ya lleva años poniéndonos cada vez más fácil en este ámbito, la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es un salto definitivo en nuestra liberación Esta tecnología, que utiliza «robots» virtuales para realizar tareas manuales y rutinarias, está cambiando el juego de una manera que pocos habrían imaginado.

En un mundo donde cada minuto cuenta, RPA lidera esta ola de innovación y ya no se trata solo de automatizar procesos, sino de liberar el potencial humano para tareas estratégicas y creativas. Desde la gestión de datos hasta la interacción con sistemas heredados, se despliega en todos los rincones de una empresa, elevando el estándar de excelencia en cada área.

Con RPA, los límites parecen desvanecerse. Las empresas están liberando su verdadero potencial al adoptar esta tecnología, automatizando desde el back-office hasta el front-office.

Entendiendo la RPA: más que solo automatización

Imagina tener a tu disposición unos pequeños asistentes digitales llamados «bots». Estos no son robots físicos, sino robots de software diseñados para hacer el trabajo tedioso para ti ¿Qué tipo de trabajo? Aquel que se repite una y otra vez, como llenar formularios, mover datos entre programas y más.

Estos bots son como tus dobles digitales pueden imitar tus movimientos en la computadora. Pueden hacer clic en botones, escribir texto, abrir programas y realizar otras acciones en la pantalla, todo de manera automática y rápida, y entrenados especialmente para realizar esa tarea una y otra vez. ¿El resultado? Menos tiempo gastado en tareas repetitivas y más tiempo libre para concentrarte en cosas más interesantes y creativas.

Desglosando el funcionamiento de RPA

Vamos a descubrir los mecanismos esenciales que sustentan la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Aquí desglosamos los 4 componentes fundamentales para un funcionamiento óptimo y observaremos cómo esta simbiosis entre humanos y bots está redefiniendo el mundo laboral.

Descubre las tareas clave:  Primero, echamos un vistazo a las tareas que se repiten una y otra vez, esas que usualmente hacemos manualmente. Pueden ser cosas como ingresar datos, procesar transacciones o incluso atender al cliente.  Todo lo que se repite es candidato para la automatización.

Dale vida al Bot: Luego, viene el diseño del bot, que es básicamente crear un plan para que el bot realice esas tareas. Esto implica decirle al bot qué pasos seguir y cómo interactuar con los sistemas de la computadora. Usamos una herramienta especializada de RPA para este paso, es como el taller donde construimos nuestro “asistente virtual”.

Ponlo en acción: Después, llega el momento de poner en acción nuestro bot, lo desplegamos. Es como instalarlo en la computadora y configurarlo para que se comunique con los sistemas y aplicaciones que necesita. Imagina que es como darle vida a nuestro nuevo “ayudante digital”.

Mantén un ojo vigilante: Por último, una vez que el bot está en funcionamiento, no podemos olvidarnos de él. Necesitamos estar atentos, monitorizamos cómo trabaja el bot, recopilamos datos y los analizamos para asegurarnos de que todo funcione a la perfección. Si vemos algún problema, lo corregimos para que siga siendo nuestro asistente confiable.

Cómo los bots de RPA imitan las acciones humanas

Los bots de RPA son como esos asistentes virtuales que hacen lo que nosotros haríamos en la computadora. Pueden hacer cosas como:

  • Introducir datos en sistemas informáticos desde formularios, documentos o fuentes externas.
  • Procesar transacciones, como pagos, pedidos o solicitudes de servicio al cliente.
  • Clasificar, archivar y gestionar documentos.
  • Responder a preguntas de los clientes, resolver problemas y brindar asistencia.
  • Recopilar, analizar y visualizar datos. ¡Son muy útiles!

Para realizar estas tareas, los bots utilizan una combinación de tecnologías, entre las que se incluyen:

Reconocimiento de caracteres ópticos (OCR):  Piensa en el OCR como unos lentes especiales para los bots. Les permiten leer y entender texto impreso, como si pudieran «ver» las palabras en una página, a pesar de que no tienen ojos como nosotros.

Reconocimiento de voz (ASR):  El ASR es como el oído súper afinado de los bots. Es como si tuvieran un súper poder auditivo que les permite escuchar y entender lo que las personas dicen, incluso en medio del ruido o con diferentes acentos.

Inteligencia artificial (IA): La IA son como estudiantes aplicados que siempre están buscando maneras de mejorar y hacer las cosas de manera más eficiente. La IA les permite ser flexibles y encontrar soluciones incluso para problemas nuevos. Son como esos amigos que siempre saben como resolver cualquier situación.

Los bots de RPA suelen seguir un proceso de cuatro pasos para imitar las acciones humanas:

  • Lee la pantalla: Como si estuviera leyendo un libro, el bot analiza lo que aparece en la pantalla.
  • Se comunica: Luego, se comunica con el sistema haciendo clics y movimientos, como si usara un teclado y un mouse invisible.
  • Escribe su respuesta: Después, escribe lo que necesita en la pantalla del sistema.
  • Confirma y verifica: Por último, se asegura de que todo esté en orden, como si revisara su tarea.

El Cerebro detrás de los Bots: Algoritmos y Lógica de Negocio

algoritmos rpa 1

Ahora descubre cómo aprenden a “pensar” y tomar decisiones en función de la lógica empresarial. Conoceremos el mundo de los algoritmos que dan vida a estas ingeniosas herramientas permitiéndoles automatizar tareas con un toque de inteligencia artificial.

Algoritmos de procesamiento de datos

Estos algoritmos son como los asistentes perfectos para lidiar con montones de datos. Son los encargados de filtrar, organizar y analizar información, encontrando exactamente lo que se necesita para llevar a cabo una tarea de manera eficaz. Son los compañeros confiables que siempre encuentran la aguja en el pajar. ¡Impresionante, ¿verdad?

Algoritmos de reconocimiento

Estos algoritmos permiten “ver” y entender lo que está en la pantalla de una forma muy parecida a como nosotros lo hacemos. Es como si tuviera una visión especializada para interactuar con las interfaces de usuario.

Algoritmos de toma de decisiones

Aquí es donde los bots realmente actúan. Los algoritmos les permiten «pensar» y tomar decisiones de manera inteligente. Es como si les enseñáramos a evaluar diferentes opciones y elegir la mejor según las reglas de negocio que les hemos dado. Imagina que cada bot tiene su propia forma de pensar y elegir la mejor jugada en el tablero del negocio.

Algoritmos de aprendizaje automático (Machine learning)

Esta es la joya de la corona en el mundo de la RPA. Los bots pueden aprender y adaptarse a nuevas situaciones a través de modelos de aprendizaje automático. Esto significa que pueden mejorar su desempeño con el tiempo y tomar decisiones más precisas.

Algoritmos de NLP (Procesamiento del lenguaje natural)

Estos permiten a los bots comprender y responder al lenguaje humano. Pueden interpretar instrucciones, extraer información de texto no estructurado y comunicarse de manera más natural con los usuarios.

Algoritmos de simulación

En ocasiones, los bots necesitan «simular» acciones humanas complejas, como el comportamiento en entornos virtuales. Estos algoritmos les permiten interactuar en estos contextos de manera efectiva.

RPA en acción: Aplicaciones clásicas de RPA

Aquí exploramos una variedad de casos de uso reales de RPA desde los tradicionales que han marcado la pauta hasta las aplicaciones más vanguardistas que redefinen la forma en que las empresas operan

Contabilidad

En contabilidad, la RPA se puede utilizar para automatizar tareas como:

  • Introducción de datos: Los bots de RPA pueden ingresar información en sistemas desde formularios, documentos o incluso fuentes externas.
  • Procesamiento de transacciones: Los bots de RPA pueden procesar transacciones, como pagos, pedidos o solicitudes de reembolso.
  • Generación de informes: La RPA puede encargarse de tareas específicas como integrar datos de facturas en el sistema, procesar pagos y hasta generar informes de conciliación bancaria.

Recursos humanos

En el departamento de Recursos Humanos, la RPA se encarga de tareas importantes:

  • Puedes dejar en manos de la RPA el procesamiento de nóminas, incluyendo cálculos de salarios y deducciones.
  • Desde revisar montones de currículums hasta agendar entrevistas, la RPA se convierte en un aliado más eficiente.
  • Cuando se trata de evaluar el rendimiento del personal, los bots no se quedan atrás. Pueden recolectar y analizar datos de rendimiento de manera precisa y eficiente. 

Servicio al cliente

  • Cuando los clientes tienen preguntas, los bots de RPA están listos para responder. Ya sea sobre productos, servicios o políticas, estos bots siempre están disponibles para la atención al cliente.
  • Los bots de RPA están preparados para ayudar a los clientes a solucionar cualquier situación incómoda que pueda surgir con productos o servicios.

Aplicaciones de RPA por sectores de negocio

Ahora si, con estos ejemplos descubre como la RPA ha revolucionado el mundo empresarial desde su explosión en el 2020, descubrirás como esta cambiando la forma en que las empresas operan a nivel global.

La implementación de RPA en el sector de salud

NHS (National Health Service) del Reino Unido ha traído consigo una notable transformación en la administración y prestación de servicios médicos.

Automatización de gestión de citas

Estos bots pueden interactuar con los sistemas de programación y bases de datos de pacientes para verificar la disponibilidad de los médicos y asignar citas de manera eficiente. Además, pueden enviar recordatorios automatizados a los pacientes, lo que reduce las tasas de ausencias y maximiza el tiempo de los profesionales de la salud.

Administración de registros médicos

La automatización de la gestión de registros médicos es otra área donde el NHS ha aprovechado la RPA. Los bots pueden extraer y actualizar información relevante de los registros de pacientes, asegurando que los datos estén siempre actualizados y precisos.

RPA en la cadena de suministros: Walmart

La clave de la efectividad de la RPA en Walmart radica en su capacidad para agilizar procesos críticos. Imagina una red de bots trabajando incansablemente en los sistemas de la empresa. Estos bots están programados para rastrear constantemente los niveles de inventario en cada tienda, incluso a nivel de producto. 

Cuando detectan que un artículo está llegando a un nivel crítico, automáticamente generan un pedido para reabastecerse. Esto significa que los estantes están siempre bien surtidos, lo que a su vez garantiza que los clientes encuentren lo que están buscando.

Pero eso no es todo. La RPA también se encarga de la logística. Los bots coordinan las entregas, asegurándose de que los productos lleguen a las tiendas a tiempo y en cantidades adecuadas.

RPA en la industria automotriz

General Motors ha implementado una estrategia innovadora en sus fábricas, aprovechando la combinación de RPA y algoritmos de aprendizaje automático. En primera instancia, los bots de RPA se encargan de recopilar una amplia gama de datos. Una vez recopilada esta información, los algoritmos de aprendizaje automático entran en acción, procesando y analizando los datos para identificar patrones, tendencias y áreas de mejora potenciales.

Con estos insights, se crean gemelos digitales de las fábricas, modelos virtuales que replican fielmente los procesos y operaciones reales. Estos gemelos permiten simular distintos escenarios y condiciones de operación, otorgando a General Motors las herramientas necesarias para mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad en sus fábricas.

Por último, esta iniciativa ha contribuido significativamente a mejorar la seguridad en las instalaciones, al identificar y abordar áreas de riesgo potenciales a través de simulaciones. Esta destacada implementación ilustra cómo la combinación de RPA y algoritmos de aprendizaje automático está transformando positivamente las operaciones de fabricación, marcando un hito en la industria automotriz.

Ejemplo ilustrado del proceso de uso de RPA en el sector financiero

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Hacia el Futuro: RPA y Tecnologías Emergentes

Las empresas líderes de todo el mundo confían en plataformas especializadas para impulsar la eficiencia, la productividad y la innovación en sus operaciones. Descubre estas plataformas, diseñadas para optimizar tareas y liberar el potencial de los equipos.

UiPath:  Es una de las plataformas de RPA más populares y ampliamente utilizadas en el mercado. Las empresas prefieren UiPath por su interfaz de usuario intuitiva, escalabilidad, y una amplia gama de características y complementos. Además, tiene una comunidad activa y una robusta oferta de capacitación.

Automation Anywhere: Ofrece una solución integral de automatización empresarial que incluye RPA. Es apreciada por su escalabilidad y capacidades de inteligencia artificial, lo que permite automatizar procesos complejos. También es conocida por su flexibilidad y capacidad para adaptarse a diversos entornos empresariales.

Blue Prism: Se centra en la seguridad y la escalabilidad, lo que la convierte en una elección popular para grandes empresas y organizaciones con estrictos requisitos de cumplimiento y seguridad. Además, ofrece una robusta administración de robots y herramientas de gestión de fuerza laboral digital.

Microsoft Power Automate: Es preferida por empresas que ya utilizan el ecosistema de Microsoft, como Office 365 y Azure. Power Automate se integra perfectamente con estas herramientas y ofrece una solución de automatización empresarial completa que incluye RPA.

WorkFusion: Se destaca por combinar RPA con capacidades avanzadas de inteligencia artificial y aprendizaje automático. Es especialmente popular en industrias que requieren soluciones más avanzadas, como la banca y las finanzas, donde la automatización y la inteligencia artificial son cruciales.

La Adopción de RPA en tu Empresa

Beneficios r p a

Esta innovadora tecnología no solo promete optimizar operaciones, sino que también impulsa la productividad. A continuación exploraremos a fondo los beneficios tangibles que la RPA aporta a las empresas.

Eficiencia mejorada: La RPA automatiza tareas repetitivas y manuales, lo que libera a los empleados para que se centren en actividades más estratégicas. Esto acelera los procesos y mejora la productividad.

Reducción de Errores: Al minimizar la intervención humana en procesos, se reducen significativamente los errores y se mejora la precisión en la ejecución de tareas

Ahorro de Costos: Al eliminar la necesidad de contratar y capacitar personal para tareas manuales, las empresas ahorran en costos laborales y aumentan la rentabilidad.

Escalabilidad: Los bots de RPA pueden adaptarse fácilmente para manejar volúmenes de trabajo crecientes, sin la necesidad de contratar personal adicional.

Cumplimiento y Conformidad: La automatización con RPA mantiene registros precisos y consistentes, facilitando las auditorías y garantizando el cumplimiento de los requisitos regulatorios.

La historia continua

La automatización es el superpoder de las empresas una de las tendencias más emocionantes es combinar la RPA con la IA y el Machine Learning. Es como enseñarles a los robots a hacer tareas de manera estratégica y autónoma. Por otro lado está la automatización en la nube que está experimentando un notable crecimiento. Esta modalidad permite la ejecución automatizada de procesos distribuidos en diversos sistemas y aplicaciones alojadas en entornos virtuales.

Por último, la automatización de extremo a extremo, se encarga de automatizar todo el camino, desde el principio hasta el final. Esto hace que las empresas sean como relojes suizos, funcionando sin problemas y a toda marcha.

Si estás pensando en adentrarte en el mundo de la RPA, te tengo algunos consejos que te van a caer de perlas:

Primero, fíjate en esas tareas esas que hacen que tus empleados sientan un déjà vu constante. Estas son las que tienen más sentido automatizar. Luego, echale un ojo a las diferentes herramientas de RPA que hay por ahí. Hay un montón, así que investiga un poco y elige la que mejor encaje con lo que necesitas.

No te olvides de armar un plan bien detallado. Esto te va a guiar y asegurarte de que todo salga sobre ruedas. Ah, y algo clave: ¡involucra a tu equipo! Que se sientan parte de esto, que vean cómo la RPA les va a aligerar la carga y les va a dejar espacio para tareas más estratégicas.

Mi Reflexión final: ¿sustituirán a las personas?

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Si bien la RPA ha  llevado a preocupaciones sobre la pérdida de puestos de trabajo, la realidad es que los humanos siguen desempeñando un papel fundamental en un entorno laboral cada vez más automatizado. ¿Por qué? Porque somos únicos en nuestra capacidad de pensar fuera de la caja, resolver problemas y tomar decisiones. Todas estas habilidades son esenciales para crear, poner en marcha y mantener sistemas de automatización.

La RPA no es solo una herramienta; es el compañero perfecto para profesionales en constante búsqueda de eficiencia y excelencia en sus labores diarias. Desde la simplificación de procesos hasta la reducción de errores, la RPA es el socio tecnológico que te permite destacar en un mundo laboral cada vez más competitivo. No esperes más, únete a la revolución de la RPA y descubre cómo esta tecnología puede transformar tu manera de trabajar. ¡El futuro laboral ya está aquí!

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